Blog
Zo ziet mijn week als VA eruit
En deze tips heb ik voor jou als (startende) VA
28 novbember 2023
Ben je meer een luisteraar dan een lezer?
Wat doe ik als VA?
Zelf werk ik als Technische Virtuele Assistent. Dat houdt in dat ik bedrijven en ondernemers ondersteun met de technische kant van hun bedrijf. Ik bouw websites en online leeromgevingen en deze koppel ik aan betaalsystemen zodat betalingen automatisch gaan.
Als iemand om 3 uur ’s nachts als bij mijn klant een cursus koopt, moeten ze meteen een factuur krijgen en toegang tot de cursus. Ze zouden niet moeten wachten tot mijn klant wakker wordt en ze er handmatig inzet. Ik ben degene die dit technisch inricht zodat dit allemaal soepel verloopt.
Naast mijn VA werk bied ik zelf ook nog een cursus aan voor startende VA’s waarin ik ze leer hoe ze hun eigen lokatieonafhankelijke bedrijf op kunnen zetten.
Never a boring day in the life of a VA!
Als VA is iedere dag anders. Zeker in het begin zul je merken dat er hele drukke dagen tussen zitten, maar ook dagen waar je bijna niets te doen hebt.
Zo viel er vandaag ineens een gat van een paar uur in mijn dag. Ik had de maandagmiddag gereserveerd om voor een klant aan haar website te werken, maar helaas heeft ze haar factuur niet op tijd betaald. Klanten krijgen bij mij aan het einde van de maand een factuur en hebben 14 dagen de tijd om hem te betalen. Is dat na die 14 dagen nog niet gebeurd? Dan leg ik de werkzaamheden tijdelijk stil, ongeacht wat de omstandigheden zijn.
Nadat de betaling is gedaan, pak ik het werk weer op zodra ik daar beschikbaarheid voor heb. Ik raad iedereen aan om deze regel te handhaven (vergeet niet om hem in je algemene voorwaarden te zetten!). Soms ontmoet ik VA’s die honderden (of zelfs duizenden) euro’s aan gemiste inkomsten hebben opgelopen omdat ze maandenlang hebben doorgewerkt voor een wanbetalende klant. Dat is eeuwig zonde en het is makkelijk te voorkomen.
Tip
Zet in je algemene voorwaarden dat jij het werk stillegt als de factuur op tijd niet betaald wordt en hou je ook aan die afspraak. Dat is je goed recht en kan veel financiële schade voorkomen.
Hoeveel klanten moet je als VA hebben?
Bovenstaande afspraak zorgt er natuurlijk wel voor dat ik af en toe ineens een onverwacht gat in mijn agenda heb. Als ik 3 uur vrij had gehouden voor een klant en deze ineens niet betaalt, dan moet ik die 3 uur op een andere manier vullen. Door voor een goede balans te zorgen in de hoeveelheid vaste klanten wordt het makkelijker om deze gaten flexibel op te vangen.
Ik heb altijd ongeveer tussen de 5 en de 8 doorlopende klanten/opdrachten. Ik wil niet minder dan 5 doorlopende klanten, omdat ik niet wil dat een klant meer dan 20% van mijn inkomsten betaalt. Als een klant groter wordt dan 20% van jouw inkomsten, dan loop je het risico om in 1 klap een groot deel van jouw financiële stabiliteit kwijt te raken als die klant ineens wegvalt.
Dat veroorzaakt stress en dat wil ik voorkomen, dus klanten worden bij mij niet groter dan 20% van mijn totale maandinkomen. Natuurlijk kan er bij een groot los project een keer een uitzondering zijn, maar ik laat dit nooit een vaste structuur worden.
Een paar jaar geleden had ik een hele leuke klant waar ik met veel plezier mee samenwerkte. Tot op een dag haar man onverwacht ontslagen werd en zijn financieel geen andere mogelijkheid zag dan om de samenwerking met mij stop te zetten en haar man mijn taken over te laten nemen.
Zij kon niet anders en moest mij per direct laten gaan. Dit zijn dingen die onverwacht kunnen gebeuren en waar je je op voor moet bereiden. In loondienst kun je vaak nog even doorwerken of een ontslagvergoeding krijgen. Als ondernemer is dat anders.
Tip
Zorg dat je altijd een buffer hebt. Ik heb 3 tot 6 maanden aan maandelijkse uitgaven op mijn spaarrekening staan, zodat ik een onverwacht gat in mijn inkomsten zonder al te veel stress kan opvangen. Zorg er ook voor dat je jouw inkomsten goed verspreidt over verschillende klanten, zodat je niet met 1 klant ineens de helft van je inkomsten kunt verliezen. Mijn ‘sweet spot’ zit tussen de 5 – 8 klanten.
Waarom niet meer dan 8 klanten?
Het kan voorkomen dat al jouw klanten ineens tegelijkertijd nieuwe projecten of acties organiseren waar extra werk voor jou in zit (bijvoorbeeld dat ze allemaal een Black Friday deal in elkaar zetten). Normaal gesproken zit je bij een deel van je klanten in een rustige periode en bij een ander deel in een drukke periode, maar als ze allemaal tegelijk iets lanceren kun jij het ineens enorm druk krijgen. Om dat risico in te perken is het handig om niet met 20 klanten tegelijk te werken.
Ik probeer bij nieuwe klanten tijdens het kennismakingsgesprek ook altijd te pijlen hoe stabiel de workload zal zijn. Sommige klanten hebben iedere maand ongeveer dezelfde hoeveelheid werk, terwijl andere klanten van maanden met bijna geen werk naar maanden met heel veel werk schieten. Daar is niks mis mee, maar ik zorg ervoor dat niet mijn volledige klantenbestand uit wisselvallige klanten bestaat.
Tip
Kijk bij nieuwe klanten hoe flexibel ze in te delen zijn en hoe wisselvallig ze zijn qua hoeveelheid werk, dat scheelt jou stress. In het begin kan dit nog even lastig zijn. Dit is iets waar je na verloop van tijd meer ervaring in krijgt.
Mijn ochtendroutine
Ik begin elke ochtend om een uurtje of 6. Dat is heel persoonlijk, je kan ook om 12 uur middags beginnen als je geen ochtendmens bent. Mijn klanten willen vaak dat het werk op een bepaalde dag af is. Of ik ’s ochtends vroeg of ’s avonds laat achter de laptop kruip maakt de meeste klanten niet uit.
Zelf hou ik ervan om mijn werk en privé zoveel mogelijk te scheiden door in een aparte werkkamer te gaan zitten. In deze kamer werk ik alleen maar aan mijn bedrijf en doe ik niets anders. Als je die mogelijkheid hebt, zou ik je dat absoluut aanraden. Probeer te voorkomen dat je in je slaapkamer gaat zitten werken, want dat maakt het moeilijker om je te concentreren en kan het moeilijker maken om ’s avonds in slaap te vallen.
Om geconcentreerd de dag starten zet ik elke avond om 22:00 uur de telefoon in de vliegtuigstand. Daar haal ik hem vaak pas rond 10:00 uur de volgende dag weer uit, zodat ik mijn hoofd niet vol met ruis van andere mensen.
Ik start mijn werkdag met het checken van mijn mail. Op basis van wat er in mijn mail zit maak ik een prioriteitenlijstje. Als er een spoedopdracht is (bijv. een website die het niet goed doet), start ik daarmee. Vervolgens kijk ik wat de kleine taakjes zijn, die doe ik eerst. Voor mij werkt het ontzettend motiverend om ’s ochtends al meteen een boel dingen van mijn takenlijstje af te kunnen strepen. Dan heb ik direct het gevoel dat ik lekker bezig ben en pak ik daarna de grotere klussen op.
Tip
Begin je werkdag met de kleine taakjes om een lekker productief gevoel te krijgen voor de hele dag.
Na het opschrijven van mijn zakelijke to-do’s, kijk ik nog even in Asana waar ik ook mijn persoonlijke to- do’s heb staan. Deze verwerk ik in mijn lijstje, zodat ik een compleet overzicht heb van de dag. Als ik een vergadering op de planning heb staan zet ik in mijn telefoon nog even een wekker voor een halfuurtje van tevoren zodat ik me goed voor kan bereiden.
Na het maken van mijn lijstje schrijf ik nog even kort op hoe ik me voel, hoe de voorgaande dag is gegaan en wat mijn verwachtingen voor vandaag zijn. Dat helpt mij om gefocust te blijven en om realistische verwachtingen te scheppen van hoe productief ik op die dag kan zijn.
Tip
Ben je aan het oefenen met spreken op video? Schrijf elke dag een klein dagboekteksje (zoals hierboven uitgelegd) en lees hem voor op camera. Zo kun je iedere dag even 5 minuutjes oefenen met spreken op camera en loop je niet vast op het idee dat je niet weet wat je dan moet vertellen. De video’s kun je terugkijken om van te leren en verwijder je daarna gewoon van je telefoon.
Maandag = overleg dag
Op maandag heb ik altijd overleg met mijn eigen VA. We bespreken dan even kort hoe de samenwerking en de taken verlopen, of we allebei tevreden zijn en of we nog verbeterpunten/feedback hebben. Dat helpt mij ontzettend om meer inzicht te krijgen in wat ik nog kan verbeteren. VA’s zien jouw bedrijf van een hele andere kant en zien soms juist die verbeterpunten die voor jouzelf in je blinde vlek zitten. Dat maakt de input ontzettend waardevol.
Doe als VA vooral wat je leuk vindt!
Als VA ziet iedere dag er weer anders uit. Je hebt verschillende klanten die verschillende opdrachten doorsturen, dus je doet nooit precies hetzelfde. Zelf krijg ik vaak ‘techniekpaniek’ vraagjes en komen zowel klanten als concurrenten vaak bij mij met vragen over systemen die niet goed werken en waar het probleem niet duidelijk is. Dat soort speurwerk klusjes vind ik enorm leuk en dat soort werk trek ik tegenwoordig ook aan. In heb begin is het normaal dat je als VA nog niet goed weet wat echt bij je past, maar na een tijdje krijg je door wat je goed kan en wat je leuk vindt en komen die dingen ook veel meer vanzelf jouw kant op.
Dinsdag = onderhoudsdag
Ik vind het zelf fijn om mijn week zo flexibel mogelijk in te delen. De enige klus die ik eigenlijk altijd vast op dezelfde dag doe is het onderhouden van de websites van mijn klanten (backups en updates) via mijn dashboard in Manage WordPress. Ik heb hier speciaal de dinsdag voor gekozen, zodat ik mezelf makkelijk een lang weekend kan geven zonder direct vaste taken te moeten verschuiven.
In mijn dashboard regel ik met 1 druk op de knop alle updates en backups en daarna loop ik alle websites nog even na en check ik of er geen rare foutmeldingen zijn na de updates. De rest van de dinsdag heb ik geen vaste taken staan, dan doe ik verder nog wat kleine taakjes die ik via de mail van mijn klanten heb gekregen.
Woensdag = AAN mijn bedrijf werken dag
Op woensdag werk ik AAN mijn bedrijf, in plaats van IN mijn bedrijf. Wat is het verschil?
IN je bedrijf werken betekent dat je taken voor klanten doet waar je voor betaald krijgt.
AAN je bedrijf werken zijn de taken die je doet om jouw bedrijf te verbeteren. Bijvoorbeeld door te werken aan de marketing van je bedrijf door content voor social media te maken. Of door een cursus te volgen waarmee je jouw vakkennis verbetert. En af en toe als ik even geen puf meer heb werk ik op woensdag aan mijn bedrijf door mezelf een dag vrij te geven en weer op te laden om de volgende dag weer fris aan de slag te kunnen.
Dit zijn juist de dingen die je vaak op de lange baan schuift als je het druk krijgt met klanten. Maar als je deze dingen niet doet, wordt het moeilijk om te groeien als bedrijf, dus ik raad je absoluut aan om hier ruimte voor vrij te maken.
Donderdag + vrijdag = normale VA taken dagen
Donderdag heb ik geen vaste dingen staan. Ik kijk wat er is binnengekomen in Asana en mijn mail. Deze week is dat werken aan een leeromgeving van een klant. Zij heeft 3 cursussen die aangepast moeten worden. Ik ga aan de slag met het aanpassen van wat titels en het vervangen van video’s.
Op vrijdag heb ik ook geen vaste taken staan. Ik ben dan in afwachting van wat klanten mij doorsturen. Vrijdag is meestal een wat drukkere dag. Klanten sturen dan nog iets door wat nog even voor het weekend moet gebeuren. Ik doe mijn best om alles voor het weekend af te krijgen, maar ik zorg er wel voor dat ik niet tot ’s avonds laat doorwerk. Als iets niet meer lukt op vrijdag, laat ik mijn klant weten dat ik het op maandag oppak. Dat is nooit een probleem.
Zaterdag + zondag = vrij!
Zaterdag en zondag werk ik niet. Daar maak ik ook geen uitzondering op en ik check op deze dagen mijn werkmail ook niet. Ik vind het belangrijk om 2 vaste dagen 100% vrij te zijn. Als VA ligt het risico van burn-out op de loer als je probeert altijd bereikbaar en beschikbaar voor je klanten te zijn, dus leer ‘nee’ te zeggen!
Tip
Houd je zakelijke en privé telefoon gescheiden. Dit maakt het veel makkelijker om je werktelefoon weg te leggen. Ik ben zelf veel te nieuwsgierig, dus als ik een notificatie van een klant binnen zie komen, wil ik vaak toch even kijken en voor ik het weet word ik weer het werk ingezogen. Voor mij werkt het dus goed om mijn inboxen helemaal gescheiden te houden.
Wil je ook VA worden?
Wil je graag aan de slag als VA, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Ik heb een gratis stappenplan in elkaar gezet waar je alle dingen die jij moet doen om je bedrijf op te zetten in 1 makkelijk overzicht hebt.