Blog
Welke soorten virtuele assistenten zijn er?
En welke taken doen VA’s eigenlijk?
9 novbember 2023
Ben je meer een luisteraar dan een lezer?
VA is een vrij breed begrip waar je voor een groot deel zelf invulling aan kunt geven. Jij bepaalt welke diensten je wel en niet aanbiedt en hoe jij jezelf in de markt zet. Je kunt hier alle kanten mee op en ik wil je ook absoluut aanmoedigen om hier zelf creatief over na te denken. Maar om je vast een stukje op weg te helpen, heb ik hier een aantal voorbeelden voor je klaargezet.
Social media VA
Een social media VA onderhoudt de social media accounts van haar klanten. Taken kunnen bijvoorbeeld zijn:
Het maken van posts
Je klant kan jou instructies geven voor de inhoud. Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat jouw klant 1 keer per week een nieuwsbrief of blog schrijft en aan jou vraagt om deze lange tekst op te breken (of samen te vatten) in 2 of 3 posts voor op Facebook en Instagram.
Hier zoek je vervolgens passende hastags bij en je maakt een tegeltje in Canva of kiest een mooie foto uit een map met foto’s die jouw klant aanlevert. Het kan ook voorkomen dat je een (gratis) stockfoto moet gebruiken voor bij de post, bijvoorbeeld van een site als Pexels.
Netwerken via social media
Je klant kan jou vragen om via het account van zijn of haar bedrijf te netwerken met andere accounts. Bijvoorbeeld door accounts te volgen die aansluiten op de doelgroep, door te reageren onder posts van anderen en door te reageren op reacties op posts van het eigen account. Het kan ook zijn dat je de inbox van de klant op Facebook of Instagram beheert.
Facebook groepen beheren
Veel coachende ondernemers gebruiken Facebook om een besloten groep te maken die als community dient bij hun online programma(‘s). Vaak worden VA’s ingezet om de Facebook groep in de gaten te houden en erop te letten dat de sfeer goed blijft en er geen ongepaste berichten worden geplaatst. Je kunt ook ingezet worden om het gesprek in de groep op gang te krijgen en om vragen te beantwoorden.
Grafisch design VA
Als grafisch design VA ga jij aan de slag met het ontwerpen van verschillende dingen voor jouw klant.
Het is belangrijk om te begrijpen dat er een verschil is tussen een grafisch design VA en een grafisch vormgever. Een grafisch vormgever werkt met programma’s zoals Photoshop en ontwerpt alle designs volledig zelf, vanaf een blanco canvas.
Een grafisch design VA werkt vaak met een programma als Canva. In Canva maak je vaak niet zelf een ontwerp met (digitale) kwasten, maar stel je een ontwerp samen op basis van onderdelen die al door een ander gemaakt zijn. Dat wil zeggen: je hebt toegang tot een grote verzameling aan vormen en illustraties (bijvoorbeeld van pijlen, bloemen, personen, etc.) en je brengt die vormen samen tot een geheel.
Neem bijvoorbeeld de cover van het VA stappenplan:
De foto van de vrouw die een boek vasthoudt is een standaardfoto uit Canva. Het boek is oorspronkelijk blanco.
Daarin heb ik een desgin gemaakt waarin ik eigenlijk verschillende elementjes bij elkaar heb geplakt: de blauwe vegen, het oranje achtergrondje, de titel en subtitel en het oranje stappenplan icoontje.
Deze heb ik niet zelf getekend. Een grafisch vormgever zou alle vormen zelf hebben getekend.
Een grafisch design VA maakt onder andere:
- Flyers
- Tegeltjes voor op social media
- Infographics
- E-books
Klantenservice VA
Een klantenservice VA helpt haar klanten met het beantwoorden van hun mails. Als jouw klant bijvoorbeeld een online cursus verkoopt, log jij in haar (team)inbox in om de mails van haar cursisten te beantwoorden.
Als klantenservice VA heb je vaak weinig tot geen ervaring nodig. Je klant voorziet jou van de informatie die je nodig hebt om de vragen te beantwoorden en binnen no-time kun je de meeste mailtjes zelfstandig beantwoorden, zonder je klant om hulp te hoeven vragen.
Administratief VA
Een administratief VA houdt de administratie van haar klanten bij. Taken kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Het maken en versturen van offertes en facturen
- Het verwerken van inkoopfacturen
- Agendabeheer
- Inboxbeheer
- Reserveringen maken voor de klant
- Notuleren
Technische VA
Een technische VA ondersteunt klanten bij het inrichten, koppelen en onderhouden van online systemen. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- Het bouwen en onderhouden van een website (vaak zonder code/programmeertaal te schrijven)
- Het bouwen van een online leeromgeving
- Het inrichten van een e-mailmarketing systeem
- Het inrichten van een betaalsysteem en een boekhoudsysteem
- Het aanmaken van webinars en het inrichten van het aanmeldproces
- Het koppelen en automatiseren van verschillende systemen
- Het bewerken van video’s en podcasts
Technische VA’s volgen vaak een opleiding of een cursus om alle systemen waar ze mee werken goed te snappen, maar het komt ook voor dat ze zichzelf de skills aanleren aan de hand van (gratis) instructievideo’s, handleidingen en door zelf veel in de software te experimenteren.
Allround VA
Je kunt als VA zelf je takenpakket samenstellen. Misschien wil je een combinatie van bovenstaande taken aanbieden, of misschien voeg je er zelf nog iets aan toe. Je kunt jouw aanbod zo breed maken als je zelf wilt. Maar pas op dat je geen alleskunner probeert te worden en zorg ervoor dat de verbreding van jouw kennis niet ten koste gaat van de kwaliteit!
Wil je ook VA worden?
Wil je graag aan de slag als VA, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Ik heb een gratis stappenplan in elkaar gezet waar je alle dingen die jij moet doen om je bedrijf op te zetten in 1 makkelijk overzicht hebt.