Blog
Je klant ontslaan
Kan dat zomaar?
12 februari 2025
Ben je meer een luisteraar dan een lezer?
Klik hier voor de podcast versie van deze blog.
De meeste VA’s hebben het wel een keer meegemaakt.
Je hebt een kennismakingsgesprek met iemand en krijgt een paar dagen later te horen dat deze persoon graag met je aan de slag zou gaan.
YES!🥳
Maar toch knaagt er iets…
Iets wat er in de kennismaking is besproken zit je niet lekker.
Misschien:
- Deden ze wat moeilijk over je tarief
- Leken ze te verwachten dat je 24/7 bereikbaar bent
- Kwamen ze wat bot op je over
- Waren ze warrig over de taken die ze aan je uit willen besteden
Maar ja, je hebt toch klanten nodig. En als je deze samenwerking afwijst, wie weet wanneer dan de volgende kans voorbij komt?
Dus tegen beter weten in zeg je toch ja
En surprise, surprise…
Een paar maanden later blijkt de samenwerking enorm stroef te lopen. Dat kleine dingetje wat je in de kennismaking al stoorde is uitgegroeid tot een grote bron van frustratie. Je baalt elke keer als je de naam van deze klant in je inbox ziet verschijnen.
Je bent niet de enige, dit maken we allemaal een keer mee😉
Maar wat doe je eraan? Hieronder een stappenplan.
Stap 1 Bespreek het met je klant
Frustratie kun je niet vroeg genoeg uitspreken! Wacht hier niet mee, want hoe langer je wacht, hoe meer je frustratie de kans krijgt om te groeien. Laat je klant vroeg weten dat je je ergens aan stoort.
Stap 2 Geef je klant wat tijd
Afhankelijk van wat het is waar jij je aan stoort, kan het zijn dat je klant wat tijd nodig heeft om zijn / haar werkwijze aan te passen. Soms worden dingen al jaren op een bepaalde manier gedaan en is het niet in 1 keer verholpen. Geef je klant dus even de tijd om het op te lossen en hou er rekening mee dat het nodig kan zijn om je klant een paar keer te herinneren aan het probleem.
Stap 3 Maak een keuze
Roept je klant al een tijdje dat ze er iets aan gaan doen, maar gebeurt er niks? Of hebben ze in stap 1 misschien al direct duidelijk gemaakt dat ze niet gaan veranderen? Dan ligt de bal bij jou!
Ga niet eindeloos zitten wachten, want stroeve samenwerkingen vreten energie en dat is zonde. Het is tijd om de knoop door te hakken: neem je de frustratiebron voor lief en accepteer je dat dit niet gaat veranderen, of ga je op zoek naar een nieuwe klant?
Stap 4 Check je overeenkomst en voorwaarden
Hebben jullie afspraken gemaakt over hoe de samenwerking beëindigd moet worden? Loop even je overeenkomst en voorwaarden na om te zien aan welke regels jij je moet houden.
Stap 5 Maak de balans op
Voordat je een samenwerking opzegt, is het belangrijk om even te checken of je dit financieel kunt dragen. Heb je een gezonde buffer staan? Dan kun je de samenwerking meteen opzeggen. Is dat niet het geval? Laat dan je klant nog even niets weten en ga eerst op zoek naar een vervangende klant.
Stap 6 Het gesprek
Dit is even spannend. Het is nu tijd om je klant te laten weten dat je weggaat.
Wat korte tips voor dit gesprek:
- Probeer een duidelijke reden op te geven zodat je klant begrijpt waarom je weggaat. Om het luchtiger te houden, kun je het soms bij jezelf neerleggen (denk: “It’s not you, it’s me”). Bijvoorbeeld: “Ik merk dat de taken die je doorstuurt vaak binnen 24 uur gedaan moeten worden. Helaas kan ik met de beschikbaarheid die ik heb hier vaak niet aan voldoen. Ik denk dat een VA met meer ruimte in de agenda een betere match voor je zou zijn.”
- Maak goede afspraken over hoe lang je beschikbaar blijft. Tenzij er echt iets dramatisch aan de hand is, ga je meestal niet a la minute weg. Spreek met je klant een overgangsperiode van bijvoorbeeld een maand af waarin je klant de tijd heeft om een nieuwe VA te vinden.
- Bied aan om te helpen met het vinden van een nieuwe VA. Zolang je klant geen horrorklant is, kun je aanbieden om in je eigen netwerk rond te vragen naar een VA die deze klant over zou kunnen nemen. Wees naar die VA eerlijk over de reden dat je weggaat. Het kan zijn dat een klant jou gewoon niet ligt en een ander juist wel, maar het is goed om hier altijd zo transparant mogelijk over te zijn.
- Bied aan om de nieuwe VA in te werken. Jij kent het bedrijf van je klant als geen ander en hebt vaak alle kennis in huis om de nieuwe VA in te werken. Niet iedere klant wil dit, maar door het aan te bieden scoor je zeker punten!
- Stuur een e-mail. Mijn voorkeur is om de klant op de hoogte te stellen van het stopzetten van de samenwerking via een e-mail. Op die manier kan ik rustig nadenken over mijn woorden en kan de klant het ook even rustig doorlezen. De klant heeft zo de tijd om zijn / haar eigen emoties even te verwerken, voordat jullie verder met elkaar in gesprek gaan. Aan het einde van de mail bied ik vaak aan om even te bellen over het besluit als de klant daar behoefte aan heeft.
Stap 7 Rond de samenwerking netjes af
Zorg dat je in je laatste weken nog even netjes alles afrondt en dat je het op zo’n manier achterlaat dat je opvolger er goed mee uit de voeten kan. Vraag op je laatste dag nog even of alles rond is en of je klant nog vragen heeft.
Stap 8 Vraag om een review
Er vanuit gaande dat de samenwerking niet gigantisch verzuurd is: vraag je klant om een review voor je te schrijven. Dat voelt een beetje gek nadat je bent opgestapt, maar als je alles netjes achterlaat kan er zeker nog een hele mooie review uit komen.
Zelf zegde ik vorig jaar een samenwerking op en kreeg ik niet alleen een 5 sterren review van de klant, maar ook nog eens 2 nieuwe klanten dankzij een aanbeveling van de klant die ik ontslagen had!
Geen schepen achter je verbranden dus!😉
Conclusie
Zoals je misschien al wel uit het begin van dit verhaal op hebt gemaakt, kun je stroeve samenwerkingen vaak voorkomen door kritisch te zijn in het kennismakingsgesprek.
Een kennismaking is tweerichtsverkeer!
Het is een soort eerste date: de bedoeling is om jezelf te laten zien en om te kijken of jij een toekomst ziet tussen jou en de ander.
Ga jij jezelf in allerlei bochten wringen om maar “de ideale keuze” voor de ander te zijn? Dan kun je erop wachten dat de (samenwerkings)relatie na een tijdje verzuurt.
Ga je op een eerste date helemaal mee in de liefde voor natuurwandelingen van je date, terwijl jij veel meer van Netflixen op de bank bent? Dan moet je niet raar staan te kijken dat jullie over een aantal maanden ruzie hebben over wat jullie in het weekend doen. Hetzelfde geldt voor jouw klant.
En als het niet meer klikt: dan is het tijd om er een punt achter te zetten. Daar wordt iedereen gelukkiger van😅
Wil je meer weten over werken als VA? In de cursus Zo word je VA deel ik mijn jarenlange ervaring als VA met je en laat ik je al mijn tips en trucs zien.
Psst, wil je nooit een bericht missen?
Meld je aan voor de nieuwsbrief en ontvang de blogs meteen in je inbox!