Blog
Hoe voorkom je een burn-out als VA?
15 april 2024
Ben je meer een luisteraar dan een lezer?
Als je me al even kent, weet je dat ik mijn VA bedrijf begonnen ben vanuit een burn-out. Ik werkte in een echte rotbaan in een callcenter en werd fysiek ziek van mijn werk. Ik besloot middenin de pandemie om mijn baan op te zeggen en mijn eigen VA bedrijf te starten.
Een bedrijf starten als je een burn-out hebt, dat is nogal wat!
In het begin dacht ik dat ik vrij uniek was in mijn situatie, maar daar bleek ik me in te vergissen. In de afgelopen jaren heb ik veel VA’s gesproken die, net als ik, vanuit hun burn-out besloten om VA te worden. Ik was dus zeker niet de enige met dat idee😅
En eigenlijk is het ook wel logisch: als VA bepaal je zelf waar, wanneer en hoeveel je werkt en je mag ook nog eens zelf bepalen met wie je werkt en wat je precies doet.
- Je zit nooit meer met een baas opgescheept waar je een hekel aan hebt
- Je kunt je werktijden aanpassen aan wat voor jou fijn is. Heel handig als je kinderen hebt of geen ochtendmens bent😉
- Je kunt volledig thuis werken en wordt niet gestoord door luidruchtige collega’s
- Business casual hoeft ook niet meer; als jij lekker in je pyjama op de bank wilt werken, dan is dat geen probleem
- Je verspilt nooit meer kostbare tijd door in de file (op weg naar je werk) te staan
- Als je even een drukke periode in je leven hebt (bijv. een verhuizing), schaal je gemakkelijk je hoeveelheid werk wat terug, zodat je altijd genoeg rust voor jezelf creëert
Als je het zo bekijkt, is VA het ideale werk om te doen als je een burn-out hebt! Maar toch liggen er wat gevaren op de loer die er juist voor kunnen zorgen dat je als VA een burn-out kunt krijgen van je werk. Gelukkig zijn deze risico’s makkelijk te voorkomen als je jouw bedrijf goed inricht. Ik zet wat tips voor je op een rijtje.
Eenmanszaak of mens?
Een van de grootste valkuilen van VA’s (en eigenlijk van alle freelancers) is het bepalen waar jij als persoon ophoudt en waar jouw eenmanszaak begint.
Een groot bedrijf heeft dit probleem niet. Kijk maar naar de plaatselijke supermarkt: bij jou in de buurt zal de Jumbo tot een bepaald tijdstip open zijn. Na dat tijdstip ruimen de medewerkers nog een beetje op en gaan ze naar huis.
Dat vinden we allemaal heel normaal.
En als je aan de Jumbo vraagt of ze morgen even tot 22:00 uur open willen blijven, in plaats van de gebruikelijke 21:00 uur, omdat dat jou persoonlijk beter uitkomt die dag, dan zullen ze daar waarschijnlijk nee op zeggen.
Dat vinden we (bijna😅) allemaal ook heel normaal.
Maar bij een eenmanszaak gaat dat vaak anders. Daar gebeurt het regelmatig dat een klant vraagt of je niet even een uurtje langer door kan gaan, bijvoorbeeld omdat ze een belangrijke lancering hebben deze week. Of er wordt bijvoorbeeld gevraagd of jij een masterclass van je klant kunt begeleiden op zondagmiddag.
“Het is maar een uurtje”
Vanuit je klant gekeken, vraagt hij/zij niet om iets heel groots. Vaak gaat het slechts om een uurtje en wordt het niet elke week gevraagd. Maar het probleem is: jij heb meer dan 1 klant. En als je voor Roos op woensdag een uurtje langer doorgaat, terwijl je voor Susan op donderdag een uurtje eerder start en je vervolgens voor Anna 2 uurtjes op zaterdag werkt, dan begint je week er al snel anders uit te zien.
Flexibiliteit is verraderlijk
Dat je zo flexibel met je tijd om kunt gaan als VA is natuurlijk een van de mooie dingen aan het vak. Als VA kun je namelijk ook rustig de middag vrij nemen als het lekker weer is. Niemand die daar moeilijk over doet.
Dat is heerlijk, maar er zit ook een behoorlijke valkuil aan vast. Namelijk: hoe zorg je ervoor dat je tussen al die flexibiliteit alsnog je grenzen bewaakt en je rust pakt?
Officiële werktijden
Mijn aanpak is dat ik met al mijn klanten officiële werktijden afspreek. Maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag werk ik officieel van 9:00- 16:00 uur. Op die tijden mag mijn klant er vanuit gaan dat ze me (per mail) kunnen bereiken en dat ze vergaderingen met me kunnen plannen. Neem ik een keer een dagje vrij op deze tijden, dan laat ik mijn klanten dat weten.
Mijn echte werkdag start meestal rond 7:00 of 8:00 uur. Ik ben dan voor mijn klanten nog niet officieel aan het werk en heb dan rustig de tijd om op te starten en aan mijn eigen dingetjes te werken. Met het einde van de werkdag is het net zo: soms stop ik om 16:00 uur, maar het kan ook zijn dat ik nog iets langer doorga. Na 16:00 uur ben ik echter niet meer bereikbaar voor mijn klanten en alles wat dan nog naar me gestuurd wordt pak ik de volgende werkdag op.
Zo hou ik altijd een beetje ruimte vrij in mijn week en heb ik voldoende momenten waarop ik ongestoord kan werken. Als een klant buiten deze tijd om mijn hulp ergens bij wil (bijvoorbeeld omdat hij/zij om 18:00 uur een werkoverleg wil doen), dan kijken we wat er mogelijk is. Soms zal ik simpelweg aangeven dat dit niet gaat. Ik heb immers ook recht op mijn vrije avonden.
In andere gevallen kan het zijn dat ik wel wil helpen, maar dat ik er een toeslag tegenover zet. Mijn huidige uurtarief is 65 EUR. Voor klussen die ‘s avonds, in het weekend of in mijn vakantie gedaan moeten worden reken ik 90 EUR per uur.
Vaste tijden = houvast
Als jij vaste tijden naar je klant toe communiceert, wordt het ook een stuk makkelijker om je niet over te laten halen om ‘s avonds en in het weekend te werken als je dat niet wilt. Als jij voor jezelf geen helder idee hebt over de dagen en tijden die je graag zou werken, dan kun je ook niet duidelijk zijn naar je klant toe.
Het vaststellen van vaste tijden betekent trouwens niet dat je nooit meer buiten deze tijden om mag werken. Je mag gerust een keer een uitzondering maken, maar laat je klant dan weten dat het om een uitzondering gaat en vraag (indien gepast) om een extra toeslag voor jouw inzet.
“Stiekem” werken
Een ander handig trucje is om “stiekem” te werken. Stel, je werkt aan een groot project voor een klant dat over 2 weken af moet zijn. Vandaag is het zaterdag en hoewel je officieel vrij bent, heb je eigenlijk wel zin om een paar uurtjes te werken. Je twijfelt, want als je jouw klant laat weten dat je op zaterdag aan het project zat te werken, gaan ze misschien van je verwachten dat je iedere zaterdag beschikbaar bent.
Mijn advies is om het werk wel te doen, maar om het dan gewoon pas op maandag naar de klant door te sturen. Zo kan het voorkomen dat ik op zaterdag aan een website voor een klant bouw en dat ik de klant op maandag laat weten dat er nieuwe pagina’s klaarstaan. Zo werk ik toch wanneer ik er zin in heb en voorkom ik dat ik bij de klant een verwachting creëer dat ik in het weekend ook beschikbaar ben.
Aparte werktelefoon
Mijn werktelefoon is een los toestel waar al mijn werkgerelateerde dingen op zitten (dus ook e-mail en werk Instagram). Op mijn privé telefoon komen geen werkdingen binnen. Het scheiden van werk en privé wordt zo heel makkelijk: als ik vrij ben, leg ik de werktelefoon gewoon weg!
Ik zou je absoluut aanraden om jouw eigen privé telefoon ook volledig af te schermen van je werk. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik ben nogal nieuwsgierig ingesteld en als ik op mijn vrije dag werkberichtjes binnen zie komen, dan wil ik vaak toch even kijken. Voor je het weet wordt je jouw werkwereld weer ingezogen, dus zorg ervoor dat je deze dingen op je vrije dagen gewoon niet ziet.
“Maar wat als mijn klant iets urgents heeft?”
Zeker in het begin kan het heel moeilijk zijn om los te laten en om even echt niet bereikbaar te zijn voor jouw klanten. Maar je zult merken dat het na een tijdje steeds zwaarder begint te voelen als je nooit echt even helemaal “los” kunt zijn van je werk.
Natuurlijk is het super vervelend als je klant op zondag wat inkomsten misloopt omdat ze een vraag hadden waar ze jouw hulp bij nodig hadden. Maar vergeet niet: je werkt niet bij de ambulance of de brandweer. Er is niemand in levensgevaar als jij een dagje niet bereikbaar bent. Jouw rust en daarmee jouw mentale gezondheid zijn ontzettend belangrijk en zonder rust kun je nooit goed functioneren. Het is dus helemaal oke om op jouw vrije dagen niet bereikbaar te zijn.
Hoe leuk vind je jouw klant eigenlijk?
Iets anders wat ik je aan zou raden is om eens in de zoveel tijd even al je klanten (in je hoofd of op papier) door te nemen om na te gaan hoe blij je met de samenwerking bent.
- Vind je de taken nog leuk om te doen?
- Is het contact met de klant prettig?
- Voel je je gewaardeerd?
- Ben je nog tevreden met het tarief?
Zo heb ik zelf een klant gehad die altijd heel bot en ondankbaar was in haar communicatie. Ik verdiende heel goed aan deze klant, maar ik voelde mezelf chagrijnig worden elke keer als ik haar naam in mijn inbox zag verschijnen.
Na er eens goed over na te denken, besloot ik dat mijn frustratie en het gebrek aan waardering dat ik voelde het gewoon niet waard was. Ik zegde de samenwerking op en had binnen een maand een nieuwe klant waar ik meer aan verdiende en waar ik nog steeds met veel plezier mee samenwerk.
“Mag je een samenwerking gewoon stopzetten?”
Dat mag zeker, het is jouw bedrijf! Je bent letterlijk de baas, dus als een samenwerking niet meer goed voelt (om wat voor reden dan ook), dan mag je die gewoon stopzetten.
Probeer dat natuurlijk altijd wel zo netjes mogelijk te doen. Ik spreek meestal met mijn klant af dat ik nog 1 of 2 maanden beschikbaar ben om ze te helpen terwijl zij een nieuwe VA zoeken en inwerken. Zo maken we de overgang voor iedereen zo prettig mogelijk.
Wel belangrijk: zorg ervoor dat je voldoende spaargeld opzij zet zodat je het je altijd kunt veroorloven om een samenwerking stop te zetten. Als jij niets op je spaarrekening hebt staan, dan wordt het financieel lastig om met een klant te stoppen, want het kan even duren voordat je een nieuwe klant hebt gevonden.
En wat je al helemaal wilt voorkomen is dat je haastig een nieuwe klant kiest die helemaal niet bij je past, alleen maar omdat je urgent nieuwe inkomsten nodig had. Een buffer op je spaarrekening geeft je de ruimte om klanten te kiezen waar je ook echt blij van wordt.
Hou een (werk)dagboekje bij
Als VA heb je waarschijnlijk een boel verschillende dingen lopen: een aantal taken voor klanten, je administratie, het zoeken naar nieuwe klanten, etc.
Het is dan ook makkelijk om in een soort mindset van “doorgaan, doorgaan, doorgaan” te komen, waarin je (bijna) nooit even achterom kijkt of stilstaat bij hoe het gaat.
Zelf hou ik een klein werkdagboekje bij waarin ik elke ochtend even kort (5 minuten) opschrijf:
- Hoe de vorige dag is gegaan
- Hoe ik me voel
- Wat de plannen en verwachtingen van vandaag zijn
Het is even een klein incheckmomentje en helpt me ontzettend om de focus op de juiste dingen te houden en om productief met mijn tijd om te gaan.
Vakantie = vakantie
“Ik ga op vakantie, maar ik neem de laptop mee hoor!”. Ik ken geen enkele VA die dit nog nooit tegen haar klant heeft geroepen.
En eerlijk is eerlijk, soms kan het best lekker zijn om op vakantie nog even een klusje te doen en geld te verdienen. Zeker als het regent en er niet zoveel te doen is😅
Toch zou ik je aanraden om niet te werken op vakantie. Ook al zijn het maar een paar uurtjes, het zorgt er toch voor dat je jouw werk niet even helemaal los kunt laten. En dat is nou juist zo belangrijk!
Wil je jouw klanten niet helemaal “in de steek laten” tijdens je vakantie? Maak dan afspraken met een bevriende VA die jouw inbox tijdens je vakantie even waarneemt.
Pas op met social media
Social media is een ontzettend handige netwerktool en kan een hele fijne bron van inspiratie zijn. Maar het kan ook juist een enorme motivatiekiller zijn. Je kunt al snel de druk gaan voelen om:
- Elke dag te posten
- Mee te doen met trends
- Een x aantal volgers willen hebben
Als social media meer als een “moetje” begint te voelen, dan is het misschien tijd om eens een paar dagen (of weken) rust te nemen. Je bedrijf vergaat niet als jij een tijdje niets post. Sterker nog, er zijn genoeg VA’s die niet eens social media hebben!😉
Wil je ook VA worden?
Wil je ook graag aan de slag als VA, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? In de cursus “Zó word je VA” doorlopen we het hele proces stap voor stap.