Blog

De 5 meest gemaakte fouten bij het zoeken naar klanten

17 januari 2024

Veel startende VA’s vinden het moeilijk om klanten te vinden. Ze werken zich rot, maar er komen maar weinig of zelfs geen nieuwe samenwerkingen uit. Ze krijgen na een tijdje het gevoel dat ze alles al hebben geprobeerd en trekken (onterecht!) de conclusie dat er simpelweg te veel concurrentie is of dat er te weinig vraag naar VA’s is.

Zonde, want niets is minder waar! In de meeste gevallen hoef je slechts wat kleine details aan te passen in je aanpak. Ik loop de meest voorkomende foutjes met je door. Het zijn makkelijke dingen en dingen die snel aan te passen zijn.

1. Jouw reactie sluit niet aan bij de hulpvraag

In veel facebookgroepen worden oproepjes gedaan waarin iemand aangeeft dat ze een VA zoeken voor bepaalde taken. Wat ik vaak voorbij zie komen is dat VA’s de oproep niet goed lezen of voorbij belangrijke informatie scrollen, waardoor de reactie overkomt alsof ze 100.000 keer hetzelfde tekstje kopiëren en plakken.

Ik heb zelf ook vaak een oproepje geplaatst waarin ik op zoek was naar iemand (bijv. een boekhouder of een marketeer) en ik verbaasde me erover hoe vaak ik een reactie kreeg die niet aansloot bij wat ik vroeg.

Het zorgt ervoor dat je meteen het gevoel krijgt dat iemand niet naar je luistert en dat je niet belangrijk bent. Dus zorg ervoor dat je de oproep goed leest en dat je op alle vragen antwoord geeft.

Als iemand vraagt om je website en je tarieven te delen: deel dan ook je website in je tarieven! Stuur geen reactie waar jouw tarieven niet in staan en dus ook niet “tarieven vind je op de site”, want jouw potentiële klant ontvangt nog 20 andere berichtjes van VA’s die wél de moeite hebben gedaan om hun tarieven in de mail te vermelden en dan val jij meteen af.

En als er om iets gevraagd wordt dat jij niet hebt (website, portfolio, reviews, etc.), laat het dan niet zomaar achterwege, maar benoem het even: “Ik zag dat je ook vroeg naar een websitelink. Ik heb momenteel geen website, maar je kunt me wel vinden op Instagram/LinkedIn/etc.”. Zo laat je aan je klant weten dat je hun bericht goed gelezen hebt.

2. Je volgt het bericht niet op

Als je op een oproepje reageert, zet dan meteen voor jezelf een reminder dat je het een week later opvolgt. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een planningstool als Asana gebruiken (of gewoon je agenda als je dat fijner vindt).

Heb je na een week nog geen reactie ontvangen? Stuur er dan even een bericht achteraan. Dat kan een simpel bericht zijn:

“Hoi [naam],

Ik stuurde je vorige week een berichtje naar aanleiding van je leuke oproep waarin je aangaf dat je een VA zocht om je te helpen met [vul kort in waar de persoon hulp bij zocht, bijv. social media]. Het viel me op dat ik nog geen reactie had ontvangen en ik vroeg me af of je al iemand gevonden had.

Ik hoor het graag even.

Bedankt!”

Er zijn 2 redenen waarom het opvolgen van berichtjes zo goed werkt:

• Mensen die een VA zoeken worden overspoeld met reacties.

De eerste dagen na het plaatsen van een oproepje stroomt hun inbox over met reacties. Vaak komen deze reacties op de “daar kijk ik binnenkort nog wel naar” bult en daar word je al gauw over het hoofd gezien. Door een week later (wanneer de rust is wedergekeerd in de inbox van je potentiële klant) nog een tweede berichtje te sturen, spring jij er ineens uit. Want ik kan je garanderen dat maar heel weinig mensen dit doen.

Door het berichtje ook nog te personaliseren door er even kort in te herhalen waar je potentiële klant ook alweer hulp bij had gevraagd (bijv. social media), laat je zien dat jij niet de zoveelste VA bent die gewoon hetzelfde standaard “sollicitatieberichtje” kopieert en plakt naar 20 mensen op 1 dag.

• Ook in een afwijzing schuilt waardevolle informatie

Omdat jouw potentiële klant zoveel reacties ontvangt, is de kans groot dat hij/zij na het kiezen van een nieuwe VA niet alle andere mensen een berichtje stuurt om te laten weten dat er al iemand aangenomen is. Dat is voor jou (als je niet gekozen wordt) natuurlijk irritant, want je zit te wachten op een antwoord dat nooit komt.

Als je het bericht opvolgt, krijg je vaak wel een reactie en dan weet je meteen waar je aan toe bent. Mocht je het bericht krijgen dat ze voor iemand anders hebben gekozen, stuur dan nog 1 bericht terug:

“Hoi [naam],

Fijn om te horen dat je een VA hebt gevonden.

Ik ben zelf een startende VA en voor mijn eigen ontwikkeling zou ik het ontzettend waarderen als je me even kort zou kunnen laten weten waarom je voor de andere kandidaat hebt gekozen. Met die informatie kan ik mijzelf en mijn dienstverlening nog wat verder aanscherpen.

Alvast bedankt en heel veel succes gewenst met je nieuwe VA!”

Lang niet iedereen zal hier inhoudelijk op reageren, maar de mensen die dat wel doen hebben ongetwijfeld hele waardevolle informatie voor je. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je bericht veel te lang is, of juist te kort. Of dat er spelfouten in zitten waardoor je niet professioneel overkomt.

Het is even spannend om jezelf op deze manier open te stellen voor feedback, maar het is wel de snelste manier om te verbeteren.

3. Je haalt “jij/u” en “wij/ik” door elkaar in je communicatie

In de teksten op je site en social media en in je e-mails spreek je jouw klant op een bepaalde manier aan. Een grote fout die veel gemaakt wordt is om je klant soms met “jij” aan te spreken en soms met “u”. Dit staat erg rommelig en komt niet professioneel over.

Sowieso zou ik bijna iedereen aanraden om “u” niet te gebruiken. Tenzij jouw klant hoogbejaard is en/of je in een extreem formele branche werkt, is “u” niet de juiste aanspreekvorm. Het gebruik van “u” creëert afstand en dat is juist wat je niet wilt.

Voor “wij/ik” geldt hetzelfde. Als jij een eenmanszaak bent en je werkt niet met een team, zeg dan niet “wij”, maar “ik”.

Voor jouw klant is het spannend om geld aan je uit te geven en het is vaak nog spannender om een deel van hun bedrijf aan jou over te laten. Jouw klant wil daarom ook graag precies weten aan wie ze de controle over een stukje van hun bedrijf geven. Wie voert de taken uit? Als de klant alleen maar foto’s van jou op je site/social media ziet en steeds jou te spreken krijgt, dan werkt het verwarrend om het over “wij” te hebben. Je klant vraagt zich dan af wie die anderen zijn. Je klant vraagt zich af:

• “Wie gaat er aan mijn bedrijf werken?”
• “Aan wie vertrouw ik de inloggegevens van mijn site nou eigenlijk?”
• “Worden mijn wachtwoorden met nog meer mensen gedeeld?”

Creëer niet onnodig verwarring en onrust bij je (potentiële) klant door het over “wij” te hebben als jij alleen bent, want dat kan je nieuwe samenwerkingen kosten!

4. Je werkt tweetalig

Als ik 1 ding opnieuw mocht doen bij het starten van mijn VA bedrijf dan zou ik nooit tweetalig begonnen zijn. Ik heb 1 jaar lang alles in het Nederlands en Engels gedaan. De hele website, alle social media, alles was tweetalig en daar heb ik echt spijt van nu.

Je wilt niet weten hoe ongelofelijk veel tijd ik erin heb gestoken om alles te vertalen. En wat heeft het me opgeleverd?

HELEMAAL NIKS!

Ik maakte dezelfde denkfout als veel andere VA’s: “Als ik ook internationale klanten aantrek, wordt mijn doelgroep veel groter en wordt het makkelijker om klanten te vinden”.

Er gebeuren 2 dingen:

• Je doelgroep wordt groter, maar je concurrentie wordt ENORM

Heel leuk dat jij nu ook Amerikaanse klanten aanspreekt, maar je bent bepaald niet de enige. Want guess what, je concurreert nu ook met Amerikaanse VA’s en nog erger: met VA’s uit India, Nepal, Indonesië de Filipijnen, etc. Die mensen kunnen namelijk ook allemaal Engels.
Maar het grote verschil is dat zij veel minder omzet nodig hebben om van te kunnen leven.

Het levensonderhoud in Nederland is vele malen duurder, wat ervoor zorgt dat jij niet kunt leven van een uurtarief van 5 EUR, maar jouw internationale concurrenten kunnen dat wel!
Je krijgt er dus een enorme bak concurrentie bij waar jij (tenzij je een hele unieke service hebt) niet tegenop kunt. Zonde van de moeite.

• Je Nederlandse doelgroep raakt in de war

Ik zie zoveel Instagram accounts voorbij komen met “Dutch in the comments” onder de foto’s. Of sites waar je eerst op een vlaggetje moet klikken voordat je de Nederlandse versie krijgt.
Belangrijk: jouw potentiële klant heeft totaal geen geduld met je. Iemand die op jouw site of social media komt en niet binnen 3 seconden iets vindt wat hem/haar aanspreekt, klikt weg.

3 seconden

Dat is de tijd die je krijgt om indruk op iemand te maken. Lukt je dat niet, dan gaan ze door naar de volgende en ben je ze kwijt.

Dus waar jij denkt dat het voldoende is om de Nederlandse tekstjes eronder te zetten, is jouw klant allang vertrokken voordat ze het tekstje tegenkomen. Mensen gaan niet scrollen om hun eigen taal te lezen. Het moet er direct staan.

En ook al zet je Nederlands bovenaan, het zal voor verwarring blijven zorgen bij jouw klant. Je boodschap verwatert en dat wil je niet.

Nederlandse ondernemers hebben veel hogere budgetten voor het uitbesteden van werk dan de gemiddelde buitenlandse ondernemer, dus doe hier je voordeel mee. Breng deze waardevolle doelgroep niet in verwarring door extra talen aan je marketing toe te voegen en focus je op Nederlands.

5. Het niet noemen van prijzen

Op het moment dat jij reageert op een oproepje op social media of iets neerzet op je website, zorg er dan voor dat je zo helder mogelijk jouw prijzen benoemt. Benoem je uurtarief of als je met projectprijzen op maat werkt (zoals een website), geef dan in ieder geval een indicatie.

Veel mensen willen weten hoe het financiële plaatje er ongeveer uit gaat zien, voordat ze met jou in gesprek gaan. Zie het een beetje alsof je langs een nieuwe winkel loopt met prachtige dingen in de etalage. Je bent nieuwsgierig, maar je vermoedt dat de producten in de winkel dik boven jouw budget zitten. Dan wordt het toch een beetje spannend om naar binnen te lopen. En al helemaal om het eerste prijskaartje om te draaien.

En stel dat je het doet.

Je draait het prijskaartje om en de prijs is nog 3x hoger dan je had verwacht. Totaal onbetaalbaar, je schrikt ervan. Tot overmaat van ramp kijk je op en zie je dat de verkoopster naar je kijkt.

Veel mensen zullen vervolgens een toneelstukje opvoeren waarbij ze net doen alsof ze nog een tijdje rondkijken, maar “niks leuks vinden”. En ze hopen dat de verkoopster niet doorheeft dat ze geschrokken zijn van de prijs.

Herken je dat?

Dat is voor jouw potentiële klant ook zo. Als jij jouw prijzen niet helder op de site zet, creëer je meteen een stukje wantrouwen. Want: waarom ben je niet transparant? Probeer je de prijzen te verstoppen?

Mensen vermoeden dan al gauw dat je wel heel duur zal zijn en vinden het spannend om je te benaderen, omdat het nooit fijn is om middenin een verkoopgesprek geconfronteerd te worden met prijzen die je helemaal niet kunt betalen.

Door alleen “vraag een offerte aan” op je site te zetten, creëer je een onnodige drempel. Natuurlijk kun je geen exacte prijs geven als je met maatprijzen werkt, maar je kunt wel indicaties geven. Zeg bijvoorbeeld: 1 website met 5 pagina’s – vanaf 700 EUR. Zo weten mensen ongeveer waar ze aan moeten denken en haal je de spanning er een beetje af.

Wil je ook VA worden?

Wil je ook graag aan de slag als VA, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? In de cursus “Zó word je VA” doorlopen we het hele proces stap voor stap.